Etika Menulis Email

                                                                                                                                                                                 by: Rudy Syahputra ST

Anda suka menulis email? Ini patut diketahui bahwa cara Anda dalam menulis sebuah email dapat merefleksikan berbagai hal. Bisa tingkat stres yang Anda alami, suasana tempat kerja Anda, gaya bekerja Anda, bahkan juga kepribadian Anda yang paling dalam. Sebuah email yang biasa kita kirim merupakan bentuk kecil dari hal-hal yang ada pada diri kita dan lingkungan kita. Email bisa dimanfaatkan untuk hal-hal yang baik namun email juga bisa disalahgunakan dengan cara yang salah. Agar tidak terjebak, 10 dasar tips menggunakan email yang baik di bawah ini mungkin bisa membantu:

1. Biasakan menggunakan bahasa yang baik.
Hindari lah dalam penggunaan kata-kata yang tidak beraturan, baik itu kata-kata klise ataupun kata-kata kalimat langsung. Atau kata-kata yang benar tapi salah saat mengetiknya sehingga terlihat seolah-olah bahasa Anda jelek.

2. Biasakan menulis email dengan pendek.
Cobalah menulis email to the point. Menulis email yang sangat panjang selain capek, juga orang yang membacanya menjadi malas, sehingga sering diabaikan, atau baru dibaca keesokan harinya atau bahkan di-delete.

3. Belajar menulis email dengan jujur.
Kejujuran Anda terhadap hal yang Anda tulis di email bisa dibaca orang melaui tulisan Anda sendiri. Jangan salah, kebohongan bisa terlihat dari rangkaian kata yang ditulis. Oleh sebab itu, mulai sekarang, belajarlah menulis email dengan jujur dan apa adanya. Toh, bila kita jujur, hati jadi senang, pikiran tenang dan hidup pun jadi ringan.

4. Gunakan email bila diperlukan saja.
Sebagaimana kita ketahui bahwa berkomunikasi via email selain lebih cepat, mudah, serta dapat disimpan untuk diperiksa ulang. Kekuatan email begitu dahsyat dan super cepat. Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia sekali klik hanya dalam waktu hitungan detik. Namun begitu, Anda jangan terlalu mendewakan email. Terlebih lagi bila Anda kurang ahli dalam menulis apa yang Anda maksud melalui kata-kata dalam email. Salah salah, email yang Anda tujukan ke bos Anda justru membuat persepsi bos diluar yang Anda harapkan. Jadi, ada kalanya Anda bicara dengan bos atau siapa saja tidak pantas lewat email. Justru pantasnya secara langsung.  Anda tidak dapat menyampaikan segala hal ke semua orang melalui satu pintu saja yakni email. Pada hal-hal tertentu, bicara langsung lebih pantas dibandingkan melalui email karena lewat email, tentu kehadiran Anda tidak dirasakan orang.

5. Atur waktu-waktu tertentu untuk menjawab email
Memang, tidak semua kita yang punya waktu untuk membaca email. Bila hal ini terjadi pada Anda, cobalah membuat jadwal tertulis untuk menjawab email-email yang masuk ke inbox Anda.

6. Waktu 5 menit untuk menerima dan membalas email.
Untuk membalas email, tidak perlu berlama-lama. Ini akan merugikan Anda sendiri. 5 menit sudah cukup dan wajar dalam menjawab email. Begitu juga untuk waktu menulisnya. Jangan menulis email bila Anda sedang kurang konsentrasi atau sedang marah. Hal ini bisa berpengaruh pada kalimat-kalimat yang akan Anda tulis nantinya. Redakan marah Anda dulu. Bila Anda muslim, cobalah berwudhu terlebih dahulu. Sejuknya air dan bacaan do'a setelah wudhu akan membuat hati Anda ikut sejuk.

 
7. Kalimat yang lengkap dan jelas.
Ungkapkan lah keinginan Anda dengan lengkap dan jelas. Bila Anda rasa sudah cukup, jangan ditambah-tambah lagi. Ini akan membuat isi email Anda jelek dan jadi terlihat berbelit-belit.

8. Jangan melepaskan uneg-uneg dan kekesalan lewat email.
Siapa saja pasti pernah marah ataupun kesal. Namun jangan sekali-sekali kekesalan itu Anda lampiaskan melalui email. Atau katakanlah itu bukan kekesalan, hanya sekedar "curhat" ke teman. Itu sama saja. Curhat tapi dalam rangka melepaskan amarah dan kekesalan tidak akan berdampak baik, yang justru membuat orang makin tahu kualitas pribadi Anda.

9. Terbuka bagi siapa saja
Bila Anda seorang bos ataupun manager di perusahaan tempat Anda bekerja, manfaatkanlah email sebagai sarana bagi bawahan Anda. Hal ini akan menguntungkan Anda. Persepsi positif tentang pribadi Anda akan tercermin dengan begitu terbukanya Anda kepada siapa saja dan mau menerima email dari siapa saja. Ini penting, karena banyak diantara para bos yang emailnya tidak berlaku bagi bawahannya. Seandainyapun ada email yang masuk, tapi itu dari seorang bawahan, jarang yang mau membalas dan sering diabaikan. Oleh sebab itu tidak ada salahnya Anda memperlihatkan kepada semua orang bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.


10. Kurangi bercanda lewat email
Di antara kita tentu pernah mengirim email yang berisi joke ataupun lelucon ringan kepada teman-teman kita. Ini memang baik, agar suasana lebih segar dan tidak monoton. Tapi, kalau terlalu sering, justru bisa berdampak negatif bagi kita. Orang akan menilai kita lain. Kita akan dianggap suka membuang-buang waktu kerja dan tidak serius dalam bekerja. Malah di beberapa perusahaan ada yang melarang karyawannya bercanda lewat email karena bisa mengganggu waktu bekerja.
Oleh karenanya, bercanda lewat email tidak salah, tapi jangan keseringan.

Demikian 10 tips etika menulis email. Semoga bermanfaat dan selamat bekerja kembali.***


Rudy Syahputra ST bekerja di perusahaan konsultan franchise di Jakarta. Duduk sebagai manager HRD disana dan suka menulis berbagai artikel yang berkenaan dengan self improvement. Memiliki usaha sampingan jual beli komputer eks Singapura. Ada bisa mengunjungi website: www.cheap-computers-guide.com